Im Sekretariat: Für die Planung und Organisation großer Besprechungen und Veranstaltungen außer Haus lege ich mir seit Jahren Word-Dokumente an meinem Büro-PC an.
Hier nenne ich Datum, Uhrzeit und Titel der Veranstaltung als Überschrift.
Der Veranstaltungsort, die ungefähre Anzahl der Teilnehmer und die Kostenstelle für die Abrechnung der Belege werden als nächstes notiert.
Darunter kommen dann Rubriken wie „Einkauf“ oder „aus der Büroküche“.
Bei „Einkauf“ steht dann zum Beispiel: Zucker, Milch, Kaffee, Kaffeefilter, Servietten, Mineralwasserflaschen, Gebäckstücke.
Bei „aus der Büroküche“ steht: Löffel, Warmhaltekannen, Tassen, Behälter für Milch und Zucker, Küchenrolle, Wischlappen, Mülltüte.
Was ich noch erledigen / einkaufen muss, steht da in roter Schriftfarbe. Das bereits Erledigte / Eingekaufte wird in grüner Schrift angezeigt.
Dann gibt es noch weitere Notizen, wenn ich etwas bestelle:
Zum Beispiel:
Bäckerei ……, Tel. ……
60 kleine Gebäckstücke bestellt am ……
Lieferung am Freitag, …… um 11 Uhr direkt zum Veranstaltungsort
Nach der Veranstaltung schreibe ich noch auf, falls etwas nicht so gut geklappt hat und was beim nächsten Mal anders gemacht werden muss.
Ich notiere mir ebenfalls, wieviele Personen teilgenommen haben und was tatsächlich verbraucht wurde (Kannen Kaffee, Flaschen Getränke, Gebäckstücke usw.)
Dieses Dokument bleibt auf meinem PC gespeichert und ich kann bei der nächsten ähnlichen Veranstaltung darauf zurückgreifen und daraus ein neues Dokument erstellen.
So habe ich keine Zettelwirtschaft, kann immer den neuesten Stand einsehen und muss mir für das nächste Mal nicht so viel merken, weil ich ja nachsehen kann.
Ich habe kein besonderes Format für das Word-Dokument, ich fange einfach mit einem leeren Dokument an und schreibe dann stichwortartig / listenartig los.
Durch die Farben rot und grün bei nicht-erledigten bzw. erledigten Dingen sehe ich auch auf den ersten Blick, was noch zu tun ist.
Und ein weiterer Vorteil ist, dass meine Kollegin im Vertretungsfall unserem Chef ebenso Auskunft über den Stand der Dinge geben kann.
Schlagworte: Büro, Besprechungen organisieren, Sekretariat, Sekretärin, Veranstaltungen planen
